REKLAMA
Automatycznie wyświetlimy artykuł za 10 sekund
Przejdź do artykułu
Reklama
Reklama
Krótkie terminy płatności nie są wyłącznym powodem, dla którego klienci nie spłacają należności. Okazuje się, iż jest to również wynik braku działań ze strony kredytującego, który nie czyniąc właściwych starań ku odzyskaniu należnych środków, tym samym zezwala na ciągłe, faktyczne wydłużanie terminów płatności. Klienci z reguły bardziej skłonni są terminowo płacić należności egzystencjonalne tzn. takie, które nieziszczone wstrzymują działalność firmy. Pozostałe należności handlowe regulowane są w drugiej kolejności.
Działania według schematu
W celu uniknięcia problemów z należnościami konieczna jest więc reakcja przedsiębiorcy. Istnieją dwie możliwości realizowania ochrony przed zastojami płatniczymi tj.: oddanie windykacji na zewnątrz bądź realizowanie jej samodzielnie. Bez względu na wybrany model musi zostać stworzony spójny schemat windykacyjny. Jest to usystematyzowanie działań w taki sposób, aby dawały one rezultat w postaci odzyskania wierzytelności. Innymi słowy, umiejscowienie w odpowiednim czasie i w ustalonej kolejności konkretnych działań i reakcji. Wiadomym jest, że im intensywniejsze będzie planowanie działań, tym błędów i problemów w pracy z klientami będzie mniej. Zsynchronizowane działania dawać będą lepsze efekty. Łączy się to bezpośrednio z kwestią dostosowania rodzaju działań do zaistniałej sytuacji. Powinny one być adekwatne do okresu przeterminowania płatności. Dlatego też działania, a wśród nich rozmowy stopniuje się pod względem sankcji za nieuiszczenie należności.
ZOBACZ TAKŻE
Reklama
Najlepszym narzędziem umożliwiającym kredytującemu szybką odpowiedź na problemy z płatnościami klienta, jest bieżący monitoring płatności. Obejmuje on kontrolę spływu należności na bardzo wczesnym etapie – już od momentu wystawienia faktury. To od tego rodzaju działań zależeć będzie, czy dana płatność zostanie zrealizowana w terminie, gdyż celem monitoringu jest zminimalizowanie opóźnień w płatnościach kontrahentów oraz uniknięcie ryzyka ich niewypłacalności. Monitoring płatności jest łagodną formą wywierania wpływu na klientów, którzy spóźniają się z zapłatą. Powinien stanowić pierwszą część schematu działań wobec dłużników. Łączy ze sobą elementy windykacji polubownej oraz metody zarządzania ryzykiem płatniczym co do poszczególnych klientów (pozwalając na dostosowanie zasad współpracy do bieżącego ryzyka braku zapłaty faktury ze strony danego klienta) przy jednoczesnym utrzymaniu pozytywnych stosunków przedsiębiorców z ich kontrahentami.
Tego typu działania wykonuje się poprzez kontakt telefoniczny realizowany z reguły następnego dnia po upływie terminu płatności. Rozpoczynamy rozmowę od pytania: „W dniu wczorajszym minął termin płatności faktury „X”, do chwili obecnej nie odnotowaliśmy płatności. Czy została ona zrealizowana w terminie?” Jeżeli uzyskamy informację, iż nie została uregulowana, kolejnym, kluczowym dla tej rozmowy pytaniem jest „Dlaczego?”. Szerzej rozmowami z dłużnikami zajmiemy się w następnym tekście. Realizując monitoring płatności, pomimo iż nie używamy kategorycznych sformułowań, dajemy do zrozumienia, iż zależy nam na terminowym regulowaniu zobowiązań.
Dodatkowo radzimy naszym klientom, aby kontakt następował na kilka dni przed terminem płatności. Jednak żeby taki kontakt był naturalny, musimy w oparciu o specyfikę firmy znaleźć odpowiedni pretekst. Jednym z przykładów może być branża logistyczna, gdzie bardzo często zleceniodawcy wymagają załączenia do faktury oryginalnych dokumentów przewozowych. Przewoźnik chcąc wywiązać się z obowiązku wystawienia faktury w ciągu siedmiu dni od daty realizacji usługi, generuje ją, lecz wysyła z kilkudniowym opóźnieniem. W takiej sytuacji pracownik zajmujący się monitoringiem płatności u przewoźnika mając świadomość, iż termin płatności jeszcze nie minął, pod pretekstem jego upływu w systemie księgowym, wykonuje rozmowę telefoniczną. Pyta wtedy, czy dokumentacja jest kompletna. Często następuje również pytanie, czy klient jest zadowolony z jakości świadczonych usług oraz czy w związku z tym również przewoźnik może spodziewać się terminowego uregulowania należności. W ten sposób dzwoniąc do klienta pozornie w innej sprawie dajemy sygnał, iż monitorujemy płatności. Kontrahentowi po wyrażeniu pozytywnej opinii trudno jest odmówić terminowego uregulowania należności. Takie działanie niesie również dodatkową korzyść w postaci monitowania negatywnych opinii do osób zarządzających firmą.
Reklama
W zależności od specyfiki firmy i branży, okres objęty monitoringiem może być różny. W zasadzie jest to do 60 dni. W tym momencie również wykonywane są telefony do klientów, jednak zawierają już one informacje o innej treści. Podczas wspomnianej już rozmowy, w następnym dniu po upływie terminu płatności, podejmowana jest pierwsza próba negocjacji jak najszybszego terminu spłaty zobowiązania. Informuje się dłużnika również o sankcjach, jakie zostaną wobec niego zastosowane, jeśli w wyznaczonym terminie nie otrzymamy płatności.
Jeżeli występuje taka konieczność, w ciągu następnych kilku dni ponawia się kontakt z dłużnikiem. Należy uzyskać informację, dlaczego dłużnik nie wywiązał się z deklarowanego terminu zapłaty i skutecznie odeprzeć prezentowane wymówki. Dłużnikowi przesyłane jest także wezwanie do zapłaty z określonym terminem do uregulowania zobowiązania. Kolejne telefony, to w zasadzie również próby negocjacji, poparte przesłaniem ostatecznego wezwania do zapłaty. Mają już jednak ton bardziej kategoryczny i wskazują poważniejsze konsekwencje. Pomimo, iż w poprzednim artykule wspomniana była kwestia przesyłania korespondencji – ze względu na jej wagę – po raz kolejny warto przypomnieć, iż wszelkie wezwania do zapłaty koniecznie nadaje się za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Windykacja zewnętrzna
Krokiem kolejnym w przypadku braku wpłaty, jest telefoniczne i pisemne poinformowanie firmy dłużnika o skierowaniu sprawy do windykacji zewnętrznej, co często powoduje odzyskanie pieniędzy. Jeśli jednak tak się nie stanie, to należności nieściągnięte w ciągu ustalonego okresu trwania monitoringu powinny zostać przekazane wyspecjalizowanemu podmiotowi zajmującemu się profesjonalnie windykacją należności.
Reklama
Dalsze działania dzięki dobrze zorganizowanemu uprzedniemu etapowi mają już znacznie szybszy przebieg. Jest to rezultatem chociażby wyjaśnienia kwestii spornych, przesłania dłużnikowi wymaganych do uzyskania nakazu zapłaty wezwań, czy umieszczenia w przesłanych dokumentach informacji o upublicznieniu zadłużenia oraz zgromadzeniu niezbędnej dokumentacji. Schemat działań windykacyjnych – jako taka spójna całość – powinien być wdrażany do zastosowania wobec wszystkich dłużników. Stanowić będzie wtedy o sile i konsekwencji działań przedsiębiorcy.
Monitoring płatności nabiera coraz większego znaczenia. Wynika to z wielu płynących wprost z niego korzyści, odnoszących się do dwóch płaszczyzn czasowych. W bliższej perspektywie mamy więc wczesne wykrycie nierzetelnych odbiorców i obniżenie kosztu obsługi należności. Natomiast w aspekcie długofalowym są to: poprawa dyscypliny płatniczej odbiorców, ograniczenie poziomu ryzyka związanego z kredytowaniem kontrahentów, zminimalizowanie udziału trudno ściągalnych należności w całym portfelu oraz wyraźne zwiększenie skuteczności windykacji.
Usługa tego typu jest obecnie oferowana przez niewiele podmiotów fachowo zajmujących się windykacją, jednak, jak wynika z naszego doświadczenia, daje znaczące rezultaty również tutaj. Ciągle wzrasta liczba przedsiębiorców zainteresowanych prowadzeniem jej na gruncie własnego przedsiębiorstwa. Dlatego oferujemy również profesjonalne szkolenia windykacyjne.
Procedury wewnętrzne firmy
Na sposób zarządzania należnościami mają wpływ także ustalone w przedsiębiorstwie procedury, które ograniczają możliwości nielojalnej współpracy ze strony klientów. Należy wśród nich wymienić przede wszystkim zawarcie w umowach o współpracy dodatkowych postanowień. Po pierwsze przestrzeganie wartości limitu kredytowego i weryfikacja kondycji finansowej w przypadku każdorazowego podniesienia limitu. Zapis odnoszący się do możliwości cofnięcia kredytowania - trwałego lub czasowego, w przypadku, gdy klient opóźnia regulowanie swoich należności. Najczęściej stosowanym działaniem dyscyplinującym klientów jest redukcja limitu o np. 20-30% przy przeterminowaniu należności o określoną ilość dni (wartość i czas przeterminowania jest różny w szczególności uzależniony od branży oraz poziomu zaangażowania finansowego sprzedawcy). Kolejnym elementem jest cofnięcie kredytowania w momencie przekroczenia ustalonego okresu przeterminowania, zasady są podobne jak w przypadku redukcji limitu. Warto zamieścić także postanowienia dotyczące nieudzielania rabatów w trakcie takiego właśnie zawieszenia przelewowej formy płatności.
Reklama
Reklama
KRAJ
ŚWIAT
Reklama
Rozwiń
